Инвентаризация

Инвентаризация в терминах VirtualPos - это проверка наличия товара организации на определённую дату путём сличения фактических данных с данными учёта.

Алгоритм проведения инвентаризации

  1. Ответственный сотрудник запускает инвентаризацию и определяет список товаров, который будет отображаться в инвентаризационной ведомости.
  2. Один компьютер является главным и инвентаризация на нем открыта в административной консоли VirtualPOS.
  3. Остальные компьютеры, ноутбуки или планшеты работают в режиме ТСД. Сотрудники, которые проводят инвентаризацию регистрируются под своими паролями.
  4. Итоговые данные аккумулируются в главном компьютере. Все несовпадения товаров по наименованию и штрих-кодам откладываются в отдельную корзину. Коррекции проводятся на главном компьютере: при необходимости добавляются отсутствующие штрих-коды, серии. Сотрудник, работающий на главном компьютере должен понимать, что при сканировании товара по штрих-коду количество товара добавится к имеющемуся товару в таблице описи, при ручной коррекции остатка в ячейке «Остаток (факт)» корректируется весь остаток.
  5. Подведение итогов и закрытие инвентаризации происходит на главном компьютере.

Данные введенные ранее в документ инвентаризации сохраняются в нем, даже если закрыть браузер и выключить компьютер.

Проведение инвентаризации

Данный раздел находится в меню Склад:

Чтобы начать Инвентаризацию необходимо нажать кнопку ДОБАВИТЬ.

и выбрать Склад, который собираемся пересчитывать.

После ввода данных по кнопке СОХРАНИТЬ откроется окно для начала инвентаризации.

Нажмите кнопку НАЧАТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ для вывода списка товаров, который когда-либо был на складе.Будет загружена инвентаризационная ведомость.

Настройте фильтр для отображения необходимых колонок. Для этого нажмите НАСТРОИТЬ КОЛОНКИ и отметьте галочками необходимые для отображения.

В поле «Добавить товар» можно начать набирать товар контекстом, считывать штрих-код товара сканером. При считывании сканером товар автоматически будет добавляться в фактические остатки.

Считывается штрих-код Производителя, внутренний штрих-код товара

или штрих-код товарного остатка, определяющий серию при посерийном учёте.

Если у товара есть несколько серий, то при наборе контекстом, считывании штрих-кода Производителя или внутреннего штрих-кода товара выпадет список для выбора серии. Нажмите ENTER и единица товара выбранной серии добавится в фактические остатки.

Список инвентаризационной описи отсортируется таким образом, что подтянутся все серии выбранного товара в зависимости от выбранного заполнения списка инвентаризации с использованием фильтров. Это позволит сразу расставить все количества по сериям правильно. Если список инвентаризационной описи содержит все серии, когда-либо присутствовавшие на складе. то при сортировке в верхнюю часть списка попадают товары, имеющиеся в наличии по системе, далее остальные серии по убыванию даты последней транзакции. Курсор автоматически перемещается в верхнюю ячейку колонки «Остаток (факт)».

Количество можно корректировать с клавиатуры вручную или просто несколько раз отсканировав ШК товара.

Можно использовать фильтры состояния расхождений.

Дополнительные фильтры и настройки инвентаризации

По кнопке ДЕЙСТВИЯ можно выгружать и заполнять различные системные данные по инвентаризации. Нажмите Действия⇒Удалить все и начать инвентаризацию заново. Появится перечень вариантов:

  • Сформировать новый список из всех товаров – перечень всего номенклатурного справочника. Отображает товары, которых не было на этом складе.
  • Сформировать новый список из товаров, которые были в этом магазине – перечень всех товаров и серий, которые когда-либо были на остатках. Удобно, если есть подозрения на пересорты по сериям. Тогда при сортировке товаров видны все серии.
  • Сформировать новый список из товаров, которые есть в наличии – перечень всех товаров и серий, которые есть на остатках по системе. При сортировке серий в таблице инвентаризационной описи будут подтягиваться серии имеющиеся в наличии.
  • Сформировать новый список из товаров, которых нет в наличии – перечень всех товаров и серий с нулевыми остатками по системе. Возможно открыть такую инвентаризацию после проведения предыдущего варианта для добавления не учтённых товаров.
  • Сформировать новый список из товаров, которых нет в наличии или никогда не числились на складе – в отличие от предыдущего вариант выводится список всех серий с учётом других складов.
  • Сформировать список из товаров определённой группы – появится окно выбора товарных групп. Это позволяет провести частичную инвентаризацию по товарной группе.
  • Очистить список товаров – Таблица инвентаризационной описи товаров будет очищена. Это позволяет проводить выборочную инвентаризацию полки, шкафа или стеллажа. При сканировании товаров будет выпадать список всех серий, которые когда-либо были на складе. При выборе нужной серии товар добавиться в список инвентаризационной описи с указанием системного количества. При таком типе инвентаризации важно проверять все серии, чтобы корректно отразить информацию при пересортах по сериям. Также рекомендуется очищать список перед выбором других типов инвентаризаций.
  • Заполнить фактическое количество по системному остатку – в результате фактическое количество автоматически заполнится равным системному. Функционал удобен, когда необходимо исправить несколько пересортов по позициям или сериям по типам инвентаризаций, не проводя полную инвентаризацию.

По кнопке ДЕЙСТВИЯ можно выгрузить список инвентаризационной ведомости в Excel, произвести необходимые корректировки и загрузить список из файла. Важно при выгрузке и загрузке использовать тот же тип инвентаризации, не менять тип списка, т.к. каждой позиции списка присваивается внутренний код транзакции.

Подведение итогов инвентаризации

Можно подвести промежуточные итоги Инвентаризации. Для этого нужно нажать кнопку ПОДВЕСТИ ИТОГИ.

В данном окне отражены основные параметры Инвентаризации. При нажатии кнопки ЗАВЕРШИТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ остатки на складе будут обновлены и перезаписаны согласно документу Инвентаризации.

ВАЖНО! Товар, который ещё не обработан до завершения Инвентаризации считается отсутствующим.

При завершении инвентаризации состояние документа поменяется на «Закрыта». Редактирование документа не возможно.

Отмена результатов инвентаризации

Для отмены результатов Инвентаризации существует кнопка ОТКАТИТЬ РЕЗУЛЬТАТЫ Нажмите эту кнопку для того, чтобы откатить результаты инвентаризации. Инвентаризация перейдёт в состояние «В работе», можно продолжить работу с таблицей инвентаризационной ведомости, удалить инвентаризацию или начать её заново.

Если после закрытия инвентаризации по складу будут произведены транзакции с товаром, то откатить результаты инвентаризации не возможно. Пока инвентаризация находится в состоянии «В работе», можно её открыть и продолжать работу. Данные введённые ранее в документ инвентаризации сохраняются в нем, даже если закрыть браузер и выключить компьютер.

Работа в режиме терминала сбора данных (ТСД)

Для работы в этом режиме необходимо перейти по ссылке http://mycompany.m1.virtpos.ru/tsd , где mycompany – название компании в инстансе. Или, например с мобильного телефона отсканировать QR-код перехода в раздел терминала, который при открытии инвентаризации появится справа в верхней части экрана.

Далее ввести логин и пароль, и при наличии доступа проведения инвентаризаций откроется окно для проведения инвентаризации с использованием планшета, смартфона, ноутбука.

Нужно выбрать вкладку инвентаризация, Откроется список инвентаризаций в статусе «В работе».

Далее выбрать из списка нужную, загрузится инвентаризационная опись. Можно сканировать товар или вводить данные контекстом. Количества, вводимые по терминалу будут добавляться в инвентаризационную ведомость. Если в ведомости уже присутствуют количества товара, то данные терминала складываются с данными описи.

В таблице экрана терминала позиции сортируются с отображением остальных серий для удобства работы по товарам с разными характеристиками.

ВАЖНО! Во время сохранения данных с терминала происходит обмен с панелью управления. В результате в терминале обновятся количества, которые могли вводиться другими сотрудниками, проводящими инвентаризацию. Соответственно, если сотрудник вводит найденной количество вручную, нужно добавлять это количество к отображаемому на экране терминала. Например, на экране отображается товар в количестве 5 единиц, сотрудник нашёл 2 единицы этого же товара. При ручной записи значения необходимо записать 7 единиц.

Для вывода промежуточных вариантов состояний по данному терминалу можно воспользоваться фильтрами.

При проведении инвентаризации несколькими сотрудниками важно использовать отдельные логины и пароли каждого сотрудника. В этом случае будет видно по таблице инвентаризационной описи товаров, кто из сотрудников последним корректировал данные по конкретному товару.

Печать документов инвентаризации

Нажмите Действия⇒Печатные формы, появится выбор документов по инвентаризации.

Смотрите далее